Vermietungssoftware wechseln — ohne Datenverlust

Schritt 1: Den Export verlangen, bevor Sie kündigen

Sie haben einen Anspruch darauf, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO). Der Anbieter muss darauf grundsätzlich innerhalb eines Monats reagieren.

Fordern Sie den Export schriftlich an, solange der Vertrag noch läuft. Nach der Kündigung wird es erfahrungsgemäß nicht einfacher, und manche Anbieter sperren den Zugang zum Vertragsende.

Bewahren Sie die Exportdatei zusätzlich als Archiv auf, auch wenn Sie die Daten anderswo eingegeben haben. Für steuerliche Zwecke müssen Belege und Aufzeichnungen ohnehin aufbewahrt werden.

Schritt 2: Wissen, was Sie wirklich brauchen

Ein Export enthält meist mehr, als Sie übertragen müssen. Diese Angaben brauchen Sie tatsächlich:

• Objektstammdaten: Adresse, Fläche, Baujahr, Kaufpreis und Kaufdatum, Aufteilung Grund und Boden zu Gebäude.
• Abschreibung: bisherige Bemessungsgrundlage, Satz und die bereits abgezogenen Jahre. Ohne diese Werte lässt sich die AfA nicht sauber fortführen.
• Mieterdaten: Namen, Vertragsbeginn, Kaltmiete, Vorauszahlung, Kaution samt Anlageort, Datum der letzten Mieterhöhung.
• Zählerstände und die letzte Nebenkostenabrechnung — sie ist der Anschlusspunkt für die nächste.
• Buchungen des laufenden Jahres, mindestens ab dem 1. Januar.
• Kredite: Restschuld, Zinssatz, Ende der Zinsbindung.
• Dokumente: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Bescheide.

Schritt 3: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Der günstigste Moment ist der Jahreswechsel, und zwar nachdem die Nebenkostenabrechnung für das alte Jahr fertig ist. Dann müssen Sie kein angefangenes Abrechnungsjahr über zwei Systeme hinweg zusammensuchen.

Der schlechteste Moment ist der Herbst, wenn die Abrechnungsfrist für das Vorjahr näher rückt und gleichzeitig Belege in zwei Systemen liegen.

Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, kostet aber zusätzliche Sorgfalt: Sie müssen die Buchungen seit dem 1. Januar vollständig nachtragen, sonst stimmt weder die Abrechnung noch die Anlage V.

Schritt 4: Übertragen

Für Objekte und Mieter gibt es in MyImmo einen CSV-Import (Einstellungen → Daten & Recht → Import). Sie laden den Export Ihres bisherigen Anbieters oder eine Excel-Tabelle hoch, ordnen die Spalten den MyImmo-Feldern zu — ein Vorschlag kommt automatisch, weil die üblichen Spaltennamen hinterlegt sind — sehen eine Vorschau und bestätigen erst dann. Ohne diesen letzten Klick wird nichts geschrieben.

Übernommen werden dabei die Stammdaten: bei Objekten unter anderem Bezeichnung, Adresse, Typ, Kaufpreis und -datum, Fläche, Baujahr, Miete und Hausgeld; bei Mietern Name, Objektzuordnung, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Kaution sowie Miet- und Auszugsdatum.

Einzelne Objekte gehen auch ohne Tabelle: Der Exposé-Import liest eine Verkaufsanzeige als PDF, Link oder eingefügten Text aus und füllt die Felder vor.

Was der Import nicht mitbringt, tragen Sie nach: laufende Buchungen, Kredite, Dokumente und vor allem die Abschreibungswerte — Bemessungsgrundlage, Satz und bereits abgezogene Jahre. Gerade die sind mühsam zu rekonstruieren und stehen selten in einem Export.

Realistisch sind damit für die Stammdaten Minuten statt Stunden; der Rest bleibt Handarbeit und lohnt die Sorgfalt, weil Sie dabei jeden Wert einmal prüfen.

Schritt 5: Parallel laufen lassen

Kündigen Sie nicht, bevor die erste vollständige Nebenkostenabrechnung im neuen System durchgelaufen ist. Solange der alte Zugang besteht, können Sie jeden Zweifelsfall nachschlagen.

Prüfen Sie nach dem Übertragen drei Dinge gezielt: Stimmen die Kautionsbeträge? Stimmt der Abschreibungsbetrag mit der letzten Steuererklärung überein? Ist bei jedem Mietverhältnis das Datum der letzten Mieterhöhung gesetzt? Diese drei fallen erfahrungsgemäß am ehesten hinten runter.

Schritt 6: Kündigen und löschen lassen

Erst wenn alles läuft, kündigen Sie zum nächsten möglichen Termin. Danach können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO) — aber wirklich erst danach, und erst nachdem Sie den Export gesichert haben.

Beachten Sie dabei Ihre eigenen steuerlichen Aufbewahrungspflichten: Was Sie für das Finanzamt vorhalten müssen, muss bei Ihnen liegen, nicht beim alten Anbieter.

Was Sie beim nächsten Anbieter prüfen sollten

Die Frage, die vor dem Wechsel zu stellen ist, lautet nicht, wie leicht man hineinkommt, sondern wie leicht man wieder heraus.

• Gibt es einen vollständigen Datenexport, jederzeit und ohne Nachfrage?
• In welchem Format — maschinenlesbar oder nur als PDF-Ausdruck?
• Lassen sich Buchungen einzeln exportieren, etwa für den Steuerberater?
• Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Rechtsstand und Vorbehalt

Stand Juli 2026. Anhaltspunkte ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. Kündigungsfristen und Exportmöglichkeiten richten sich nach dem Vertrag mit Ihrem bisherigen Anbieter.